Política de Tratamiento de Datos Personales

(Habeas Data General, Financiero y Portal S.I.P.I.)

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Datos Corporativos e Información de Contacto

Razón Social: SUMINISTROS GENERALES CONASEO S.A.S.
NIT: 890.935.426-6
Domicilio Principal: Calle 86 #51A 45, San Fernando, Itagüí, Antioquia
Canales Electrónicos: sistemas@conaseo.com, comercial@conaseo.com
Atención Telefónica: 604-444-1986 / 315 337 3371

2. MARCO LEGAL APLICABLE

Esta política se rige de forma estricta por el marco normativo de la República de Colombia encargado de regular la protección de datos personales:

Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales (Habeas Data General).
Decreto 1377 de 2013: Reglamentario parcial de la Ley 1581 (recopilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015).
Ley 1266 de 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data Financiero y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos comerciales y crediticias.

3. DEFINICIONES LEGALES BÁSICAS

Para la correcta comprensión de esta política, se establecen las siguientes definiciones establecidas por la Ley 1581 de 2012:

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica (en este caso CONASEO S.A.S.) que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

4. TIPOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y DATOS RECOLECTADOS

SUMINISTROS GENERALES CONASEO S.A.S. recolecta y almacena datos de contacto corporativo e institucional de los representantes, empleados, revisores, candidatos o agentes delegados de sus clientes comerciales y proveedores. Las categorías comprenden de forma taxativa:

Datos Identificativos y de Contacto Corporativo: Nombres, apellidos, número de cédula de ciudadanía, número de identificación tributaria (NIT), cargos dentro de la empresa, direcciones físicas de muelle o entrega, correos electrónicos corporativos y números telefónicos fijos o móviles de atención comercial.
Datos Técnicos e Informáticos del Portal S.I.P.I.: Credenciales de acceso encriptadas, logs de auditoría informática interna, direcciones IP de conexión, marcas de tiempo de solicitudes, registros de aprobaciones presupuestales por centro de costo y comportamientos transaccionales dentro de la intranet técnica.
Datos de Naturaleza Crediticia y Patrimonial: Estados financieros consolidados, referencias comerciales de proveedores, extractos bancarios y registros históricos de comportamiento de pago aportados en solicitudes formales de financiación.
Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad: CONASEO S.A.S. restringirá estrictamente el tratamiento de datos personales sensibles (aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación) a los casos estrictamente necesarios y siempre exigirá consentimiento explícito. Así mismo, la empresa no tratará datos de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos estrictamente necesarios vinculados a los beneficiarios del recurso humano para fines de seguridad social y cumplimiento laboral, primando siempre el interés superior del menor.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los datos recolectados en entornos físicos, formularios digitales, chats o portales se destinarán de forma exclusiva a las siguientes finalidades legítimas:

Lograr una permanente comunicación y mantener a clientes y proveedores informados de productos, servicios, promociones y eventos con fines comerciales y de mercadeo.
Garantizar la provisión técnica, soporte de usuario y actualización de la base de datos operativa de la plataforma tecnológica S.I.P.I.
Estructurar la planeación y ejecución logística de rutas de transporte para asegurar la entrega de mercancías institucionales a nivel nacional y metropolitano.
Emitir facturas electrónicas de venta, remisiones de despacho, notas crédito y demás documentos contables y fiscales exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Remitir circulares informativas técnicas, notificaciones de variaciones en el portafolio y alertas relacionadas con hojas de seguridad de los productos químicos.
Administración integral del recurso humano para el caso de los empleados directos.

6. CAPÍTULO ESPECIAL: PLATAFORMA S.I.P.I. Y HABEAS DATA FINANCIERO

6.1. Regulación del Portal S.I.P.I.

En relación con el Sistema Integral de Pedidos por Internet (S.I.P.I.), CONASEO S.A.S. declara expresamente a los titulares, clientes y autoridades de control los siguientes parámetros de seguridad y administración:

Inexistencia de Registro Autónomo Público: La plataforma S.I.P.I. es un entorno informático empresarial cerrado. No permite la creación autónoma, libre o por autoregistro de cuentas por parte de usuarios comunes de internet.
Control de Acceso Centralizado: La creación, asignación, parametrización y activación de credenciales para los perfiles específicos del sistema (tales como perfil Digitador, perfil Revisor o perfil Administrador del Cliente) es ejecutada de manera única y centralizada por el Administrador del Sistema de CONASEO S.A.S., previa verificación contractual y comercial de la empresa cliente.
Trazabilidad y Auditoría Corporativa: Al ingresar con las credenciales suministradas, el software registra automáticamente los logs de auditoría informática con el fin exclusivo de asegurar la estabilidad del sistema frente a fraudes, garantizar la trazabilidad de compras y proveer informes personalizados sobre consumos históricos y productos Pareto al propio cliente institucional.

6.2. Habeas Data Financiero (Ley 1266 de 2008)

Para la administración, estudio y control de líneas de financiamiento, y en virtud de la autorización expresa consignada por los clientes, CONASEO S.A.S. queda plenamente facultada para: consultar, procesar, reportar y enviar a las centrales de información crediticia y de riesgo (Datacrédito, Experian, Cifin) los estados de cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES (DERECHOS ARCO)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SUMINISTROS GENERALES CONASEO S.A.S.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos.
Ser informado respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales, previa solicitud.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, y siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue la permanencia en la base de datos.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. DEBERES EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La compañía se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información de manera oportuna.
Rectificar la información cuando sea incorrecta.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Implementar Medidas de Seguridad: Disponer de las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias (tales como control de accesos físicos, contraseñas en equipos, acuerdos de confidencialidad y restricciones en la intranet) para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

9. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Para canalizar cualquier solicitud orientada a la actualización, rectificación o supresión de datos, se disponen los siguientes canales corporativos:

Canales de Atención Autorizados:

Correos Electrónicos: sistemas@conaseo.com / comercial@conaseo.com
Línea Telefónica: 604-444-1986 EXT 122
Dirección Física: Calle 86 #51A 45, San Fernando, Itagüí, Antioquia

Términos de Respuesta Legales:

Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En caso de demora justificada, se informará al interesado y se responderá en un máximo de cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos (Corrección, actualización o supresión): Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si un reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido el reclamo.

10. AVISO DE PRIVACIDAD Y VIGENCIA

Aviso por Omisión: Si transcurridos treinta (30) días hábiles contados a partir de la publicación y puesta a disposición de esta política, no se ha recibido solicitud para la supresión de datos personales, SUMINISTROS GENERALES CONASEO S.A.S. podrá continuar realizando el tratamiento de los mismos para los fines previamente descritos, sin perjuicio de que el titular ejerza sus derechos en cualquier momento posterior.

Vigencia: El presente documento rige y consolida las políticas de la compañía a partir de la fecha de su expedición y publicación, reemplazando versiones documentales anteriores.